Hareketliliğe katılmak isteyen tüm personelin, uygun hareketlilik dönemini belirlemek için ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörü ile iletişime geçmesi gerekmektedir.
Hareketlilikten önce Personel Hareketlilik Sözleşmesinin hazırlanması gerekmektedir. Avrupa Komisyonu tarafından öngörülen formlar şunlardır:
Örgün Öğrenci
Mezun Öğrenci
Akademik Personel
İdari Personel
Adet Fakülte
Adet Enstitü
Adet Yüksekokul
Meslek Yüksekokul
Araştırma Merkezi
Öğrenci Topluluğu